一、辦公會議

       辦公會議是行政機關(guān)、企事業(yè)單位為商討問題、決策事項或布置任務(wù)而召開的會議。一般有兩種形式：一種是參加人員職位較高，以討論、決定重要工作為主，可進行常規(guī)性決策，具有一定權(quán)威性，如山西煤業(yè)股份公司安全生產(chǎn)辦公會議、青奧會知識產(chǎn)權(quán)保護辦公會議等等。另一種是部門召開的討論日常工作的會議，以執(zhí)行為主，常常定期召開，又稱為“業(yè)務(wù)會”或“例會”。
       辦公會議的時間、地點、人物相對穩(wěn)定，文秘人員可從容地、有計劃地安排，但需注意以下事項：
       1．會議安排需報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
       2．會場布置以簡潔為主，注意整潔、安靜，用品齊全，無須過多點綴。
       3．?dāng)U充與會人員時，應(yīng)事先擬出名單，報主管領(lǐng)導(dǎo)同意后及早通知，以便做好準備。
       4．辦公會議的議題宜集中、具體，每次會議的議題不應(yīng)不多，但力求解決。
       5．對會議討論和決議事項要及時以會議紀要的形式印發(fā)，加強督促檢查，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息，保證會議精神落到實處。

二、代表會議

       代表會議是指由各級各類組織的廣大成員推選產(chǎn)生出的代表所召開的會議。代表會是國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體實行民主管理的基本形式，它有權(quán)做出重大決策，通過或批準法規(guī)、章程等。代表大會的正式代表必須在會前依法選舉產(chǎn)生，根據(jù)會議需要，經(jīng)主席團提議，常務(wù)代表通過；列席代表只有發(fā)言權(quán)，沒有選舉權(quán)和表決權(quán)；應(yīng)邀出席的來賓和記者只有旁聽的資格。
       召開代表會議需注意以下事項：
       1．代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效。文秘人員應(yīng)準確核對人數(shù)，保證大會決議的合法性。
       2．代表會議的議題往往來自有關(guān)部門的議案和代表的提案，文秘人員要認真做好收集、登記、分類、整理和送審、立案的工作。會議結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)會議領(lǐng)導(dǎo)者的批示或意見，做好交辦、轉(zhuǎn)辦、承辦、催辦和答復(fù)的工作。
       3．會場布置必須莊嚴、隆重，有些會議還應(yīng)采取嚴格的保衛(wèi)措施。
       4．做好選舉、表決工作的準備，如選票、票箱的制作，工作人員的選派，劃定投票區(qū)域、路線等。
       5．跨地區(qū)的代表大會，應(yīng)安排好代表的接送、食宿、交通、保健等事宜。

三、聯(lián)席會議

       聯(lián)席會議是指沒有隸屬關(guān)系但有工作聯(lián)系的單位或部門，為了解決某一問題，由一方或多方牽頭，定期或不定期召開的會議。它是在充分發(fā)揚民主的基礎(chǔ)上，由會議各方達成共識，形成具有約束力的會議意見，用以解決矛盾，或是協(xié)調(diào)關(guān)系、溝通信息。
召開聯(lián)席會議需注意以下事項：
       1．聯(lián)席會議至少由一方主動牽頭召開，牽頭方往往為工作主要方，因而要承擔(dān)更多的組織、協(xié)調(diào)、會務(wù)、經(jīng)費等義務(wù)，但不能因此而享受更多的權(quán)利。
       2．聯(lián)席會議的時間、地點、議題、與會人員等，應(yīng)由牽頭方和與會各方在平等、協(xié)作和互相尊重的基礎(chǔ)上協(xié)商確定，任何一方都不能把自己的意愿強加于其他各方。會議召開時，應(yīng)由各方輪流或聯(lián)合主持。
       3．參加會議的各方代表，應(yīng)由有決定權(quán)的、能充分表達組織意見和態(tài)度的負責(zé)人或由負責(zé)人授權(quán)的代表出席，以免會議議而不決、決而不行。
       4．聯(lián)席會的最低效果是各抒己見、互通信息、相互了解；最高效果是達成共識。如果能達成共識，可以“意向書”、“協(xié)議書”、“會議紀要”或“會議公報”等書面形式確定并鞏固。

四、座談會

       座談會是政府機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體為收集信息、征求意見、調(diào)查研究而邀請有關(guān)人員進行的訪談。它側(cè)重于與會者之間的交流討論，氣氛較為輕松、親切。座談會的成功與否，很大程度上取決于主持人的水平、引導(dǎo)和組織藝術(shù)。
       召開座談會需注意以下事項：
       1．座談會以小型為主，人數(shù)以七八人至二三十人為宜。人數(shù)過少，缺乏代表性，影響討論；人數(shù)過多，影響發(fā)言面和發(fā)言質(zhì)量。
       2．要根據(jù)座談會的主題，有針對性地、有目的地邀請有關(guān)人士參加座談。被邀請參加座談的人要有代表性，能獨立思考、敢于發(fā)表意見。
       3．座談會的時間不必嚴格規(guī)定，話多則可適當(dāng)延長，話少或無話可說即可結(jié)束。
       4．會場可準備一些茶點、飲料，可邊吃邊談，使氣氛輕松活躍，以達到與會者暢所欲言。

 五、新聞發(fā)布會

       新聞發(fā)布會又稱記者招待會，它是政府、企業(yè)、社會團體或個人把各新聞機構(gòu)的記者召集在一起，宣布某一消息，并就這一消息讓記者提問，由專人回答問題的一種活動。新聞發(fā)布會是組織與公眾溝通的例行方式，也是一種傳播信息，以求新聞界客觀報道的行之有效的手段。其主要特點，一是互動性強，即會議主持人與記者相互問答，溝通活躍；二是信息傳播迅速，擴散面廣，社會影響大。
       （一）新聞發(fā)布會的類型
       根據(jù)新聞發(fā)布會發(fā)布的內(nèi)容大致可以分為發(fā)布消息，說明活動（如企業(yè)推出新產(chǎn)品、企業(yè)經(jīng)營方針的改變），解釋事件（如企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)了問題，企業(yè)出現(xiàn)了重大事故等）三種類型。
       （二）新聞發(fā)布會的程序
       1．簽到。在接待處簽到，接待處最好有組織的某位主要人物出面迎賓，以顯示出組織對活動的重視，給來賓及記者們留下好印象。
       2．分發(fā)會議資料。應(yīng)發(fā)給每位來賓一個事先準備好的資料袋，其中有：新聞發(fā)布稿、技術(shù)性說明資料（必要時發(fā)放）、發(fā)言稿以及會上要展示的產(chǎn)品或模型的照片。
       3．宣布會議開始。會議開始時，主持人應(yīng)先簡要說明召集會議的目的，所要發(fā)布信息或事件發(fā)生的背景和經(jīng)過等。
       4．發(fā)言人講話。發(fā)言人要就某些內(nèi)容做重點、詳細的講述。
       5．回答記者提問。
       6．宣布會議結(jié)束。
       （三）舉行新聞發(fā)布會需注意如下事項：
       1．確定被邀請記者的范圍
       該邀請哪些記者得根據(jù)公布事件發(fā)生的范圍、影響來決定。如事件涉及全國，則要邀請全國性新聞單位的記者出席；如事件的影響只限于本地，則邀請當(dāng)?shù)匦侣剢挝坏挠浾?；如事件涉及專門業(yè)務(wù)，就需邀請專業(yè)新聞單位的記者。一般說來，邀請記者的覆蓋面要廣，各方新聞機構(gòu)都應(yīng)照顧到，不僅要有報紙、雜志  記者，還要有電臺、電視臺及網(wǎng)站的記者；不僅要有文字記者，還應(yīng)有攝影記者。
       2．選定適宜的時機
       適宜舉辦新聞發(fā)布會的時機包括：
       （1）公司及產(chǎn)品（服務(wù)）已成為公眾關(guān)注問題的一部分。
       （2）公司或其成員已成為眾矢之的。
       （3）新產(chǎn)品上市。
       （4）開始聘用某大腕明星做自己產(chǎn)品或形象的廣告模特或代言人。
       （5）公司人員重大調(diào)整。
       （6）公司擴大生產(chǎn)規(guī)模。
       （7）公司取得最新記錄的銷售業(yè)績，等等。
       3．確定時間和場所
       確定記者招待會的日期，一是要及時，當(dāng)新產(chǎn)品、新政策出臺前夕及時舉行，或組織單位受到指責(zé)、誤解時及時舉行，以便澄清真相，挽回影響；二是日期應(yīng)當(dāng)避開重大會議、社會活動，以免影響記者們的出席率。會議具體時間最好安排在上午9:00—10:00，總時間60分鐘左右為佳。因為這個時間對記者最方便。
       會場的選擇即要考慮交通方便、設(shè)施完善，又要能引起社會各界注意，擴大影響。最好利用大型會務(wù)中心、專業(yè)新聞中心或大飯店、大賓館會議室。
       4．確定主持人和發(fā)言人
       出于記者的職業(yè)要求和習(xí)慣，他們往往會提出一些尖銳深刻甚至讓人下不了臺的問題，這對主持人和發(fā)言人都提出了很高的要求。記者招待會一般由公關(guān)部門負責(zé)人或辦公室主任、秘書長等主持。主持人負責(zé)介紹主題及基本情況，其措辭講究典雅有力，風(fēng)趣而不失莊重。發(fā)言人由單位決策層人物擔(dān)任，要求熟悉全面情況、頭腦機敏、有較高文化修養(yǎng)和風(fēng)度、語言表達能力較強者擔(dān)任。
       5．準備發(fā)言材料和布置會場
       為了使參加會議的記者們對舉辦單位所傳遞的信息或所解決的問題能夠理解深刻，并給予充分的肯定，負責(zé)招待會的文秘人員一定要準備好必要的資料。資料應(yīng)包括：
       （1）發(fā)言人的發(fā)言稿。發(fā)言稿既要緊扣主題又要全面、準確、真實、生動。
       （2）回答提綱。為使發(fā)言人在現(xiàn)場回答問題時表現(xiàn)自如，可事先預(yù)測一下記者將要問到的問題，并準備好答案。
       （3）報道提綱?？墒孪葘蟮乐攸c、有關(guān)的數(shù)據(jù)、資料編印出來，作為記者采訪報道的參考資料。
       （4）其他輔助材料。如圖片、實物、模型、錄像、光碟等，目的是增強發(fā)言人的講話效果，加深與會者對會議主題的認識和理解。
       會場要選擇交通便利、安靜而無噪音，有電話等電訊設(shè)備的地方。會議桌可以圍成圓形，使氣氛顯得和諧，賓主平等。如果是大中型的記者招待會，可使用長方形的桌子，并分別標明“記者席”、“主持人席”、“工作人員席”，主持人和工作人員應(yīng)佩帶寫明姓名的胸牌。主持人、發(fā)言人座位前還應(yīng)設(shè)置標明職務(wù)的姓名牌，以便記者識別。如邀請的記者多，還可排定座次順序，分清主次，注意照顧有代表性的新聞單位的記者，避免出現(xiàn)混亂和不愉快。準備好錄音、錄像設(shè)備、文具用品、飲料茶水等。
       6．編制經(jīng)費預(yù)算
       根據(jù)所舉行記者招待會的規(guī)格和規(guī)模做出可行的經(jīng)費預(yù)算。其費用項目一般有租場費、印刷費、會場布置費、茶點費、禮品費、文具費、郵費、電話費、交通費等。
       7．安排參觀活動
       如有條件，記者招待會前后可以配合招待會主題組織記者進行參觀活動，如觀看設(shè)施、實物、成果展覽、模型、圖片等給記者創(chuàng)造實地采訪、攝影、錄像的機會，增加記者對會議主題的感性認識。
       8．收集有關(guān)新聞報道
       記者招待會舉行后的一段日子里，文秘人員要注意搜集到會記者采寫、刊發(fā)的各類新聞稿件，分門別類地登記、分析，以便檢驗會議的效果。對參加會議而未發(fā)布新聞的記者，也應(yīng)禮貌地詢問原因，便于日后改進工作。

 六、會展

       會展是會議和展覽的統(tǒng)稱，兩者有時聯(lián)合舉辦，有時分開舉行。會展從廣義的角度說不僅包括會議和展覽，還包括獎勵旅游和大型活動以及與之相關(guān)的運輸、廣告、交通等行為，是會議、旅游、大型活動和展覽的概稱。
       文秘人員在會展工作中的主要職責(zé)：
       1．人力資源調(diào)配。積極配合領(lǐng)導(dǎo)或上司制定會展人力資源戰(zhàn)略和人才工作計劃，為實現(xiàn)會展活動的目標提供智力和人力保障。
       2．廣告宣傳。主動協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)或上司做好會展活動本身的廣告宣傳和參展單位、客商和贊助商的廣告管理。
       3．物流管理。協(xié)調(diào)處理好向參展單位提供包裝、運輸、通關(guān)、搬運、倉儲、布展、撤展等一系列的物流服務(wù)，以最低物流成本達到參展單位所滿意的服務(wù)水平，同時保證會展活動按時順利進行。
       4．綜合服務(wù)。為與會者、參展單位、觀眾和記者提供旅游、文書、通信、采訪、接待、禮儀、交通、后勤、金融、展臺設(shè)計與展具制作等各方面服務(wù)。
       5．信息服務(wù)。積極開展信息的收集、加工、傳遞、存貯、檢索，為主辦單位領(lǐng)導(dǎo)、與會者、參展單位、客商和記者等各方面提供及時、準確、系統(tǒng)和有效的信息。
       6．場館工作。配合做好會場布置、報到與簽到等工作，安排好參展單位工作人員的作息時間，履行好布展、撤展以及辦理展品進、出館手續(xù)，負責(zé)場館的安全、衛(wèi)生和噪聲控制等方面的管理。
       7．保密工作。采取積極的措施做好保密工作，凡涉及有關(guān)商業(yè)秘密的展品、項目，展出和洽談時應(yīng)注意保密，防止失密、泄密事件的發(fā)生。

七、國際會議

       國際會議是指來自兩個及兩個以上國家（不是指地區(qū)）的政府、政D、社會組織或民間團體為解決互相關(guān)心的國際問題、協(xié)調(diào)彼此利益，在共同討論的基礎(chǔ)上尋求或采取共同行動（如通過決議、達成協(xié)議、簽訂條約等）而舉行的雙邊或多邊集會。
       （一）召開國際會議的工作程序
       1．會議籌備
       國際會議通常是圍繞著特定的國際問題而進行的，而周密的準備工作可為會議的成功舉辦奠定良好的基礎(chǔ)。會議的準備工作一般包括會議的發(fā)起、會議召開的時間和地點的選擇、會議的邀請，以及會議議程的擬定、會議文件的準備和有關(guān)的技術(shù)性問題（如與會各國代表團的座次安排、名稱的使用等）。
       （1）會議發(fā)起
       國際會議可由一國發(fā)起，也可由數(shù)國聯(lián)合發(fā)起，或一國倡議、數(shù)國發(fā)起。不論發(fā)起的形式如何，國際會議總是與一定的國際局勢發(fā)展相關(guān)。
從某種意義上說，會議的發(fā)起就是會議的醞釀過程。有關(guān)發(fā)起國家常常通過適當(dāng)?shù)耐饨煌緩剑孪韧渌麌?、特別是有關(guān)主要國家就擬議中的會議交換意見、聽取建議，以便對會議的召開達成一致或諒解。會議的議程、開會的地點、時間、參加的國家等常常是各方討論、磋商的主要問題。
       （2）會議地點
       國際會議的開會地點往往對會議的結(jié)果、特別是會議的氣氛有相當(dāng)?shù)挠绊?，故常為各方所關(guān)注。19世紀，國際會議大都在主要有關(guān)的大國之一的首都舉行。20世紀以來，重大國際會議時常在中立地點（如瑞士的日內(nèi)瓦、奧地利的維也納等）舉行。有時也在發(fā)起國的首都或某一城市舉行，也有在對解決所討論之問題最為關(guān)心的國家舉行的情況。近年來，一些定期召開的國際會議往往輪流在各參加國舉行或在有影響的國家舉行。
       （3）會議邀請
       一旦會議的準備工作完成，有關(guān)方面便著手邀請工作。邀請一般由會議主辦國發(fā)出。在發(fā)出邀請信之時，應(yīng)附有一份擬議中的程序規(guī)則草案，并說明參加會議的要求。邀請信往往要闡明舉行會議的目的和希望取得的結(jié)果。會議邀請的對象，即會議的參加國，一般應(yīng)包括與會議討論問題有關(guān)的所有國家，有時也包括對所討論的問題有興趣的或?qū)栴}的解決可能發(fā)揮重大作用的國家。為了確保會議的圓滿成功，保證結(jié)果的公正、合理，并能得到普遍承認和遵行，一切直接有關(guān)的國家應(yīng)該都被邀請參加會議。
       2．會議舉行
       國際會議的主席，即會議的主持人，一般由與會國共同推舉產(chǎn)生。推舉多是一種形式，常常在會前各國即有諒解或已達成協(xié)商一致。按照慣例，會議的主席往往由東道國的首席代表擔(dān)任，有時則由會議的發(fā)起國出任。為了保證會議的公正進行，國際會議有時也采取幾國輪流擔(dān)任的方式。
       （1）會議位次
       雙邊會議位次按慣例應(yīng)遵循一般的外交禮節(jié)。多邊會議通常以與會國國名的英文（或法文）字母次序確定各國的位次。按傳統(tǒng)，各國代表的席位依次交替地安排在主席的右左兩方?，F(xiàn)在，一般是按國名字母順序，從主席右邊開始排列位次。但主席右邊第一個席位通常由抽簽或協(xié)商決定。在有些情況下，與會國之間的關(guān)系，各國代表團的人數(shù)，也影響到席位的安排。
       （2）會議組織 
       國際會議因其舉行規(guī)模及討論問題的不同，往往有不同的組織形式。有些會議只有全體會議（即大會），許多會議則分為全體會議和小組會議（即各委員會），有時還設(shè)立特別委員會。從理論上講，全體會議為國際會議的最高機構(gòu)。
       （3）會議記錄
       許多國際會議都有會議記錄。一般有三種類型，即逐字記錄、摘要記錄、決議文本。會議記錄的內(nèi)容一般需載明會議的日期、時間、地點、各國全權(quán)代表及工作人員的姓名，敘述討論的經(jīng)過、獲得的結(jié)果及會議結(jié)束的時間。會議記錄應(yīng)得到與會各國的確認。會議記錄有助于弄清哪些問題已經(jīng)解決、哪些尚待努力，它也可以幫助后人了解會議的進程。
       （4）會議結(jié)果
       國際會議結(jié)束后總有一定的結(jié)果，其具體形式往往表現(xiàn)為會議最后形成的文件，如決議、協(xié)議、聲明、宣言、條約、和約或公報等等。除秘密性會議之外，這些最后文件都要公之于世。會議消息的發(fā)布依會議性質(zhì)而定，公開會議可由記者直接報道，半公開會議可在會后舉行新聞發(fā)布會或記者招待會予以適當(dāng)發(fā)布，不公開會議則不發(fā)布任何消息。
       （二）安排國際會議應(yīng)注意：
       1．國際會議由東道國發(fā)起、組織、邀請。在發(fā)出邀請信時，必須寫明議題、時間、地點、人數(shù)（包括職務(wù)）以及差旅、食宿、會務(wù)等費用承擔(dān)情況。
       2．國際會議往往存在語言障礙，一般使用英語，也可商定采用聯(lián)合國規(guī)定的其他正式工作語言，如漢語、法語、俄語等。不管采用何種語言，東道國必須準備足夠的同聲翻譯，文件也應(yīng)該準備不同文字的文本。
       3．地方政府、企事業(yè)單位、民間團體要召開國際會議，應(yīng)向上級主管部門申報、獲準，以便辦理出入境手續(xù)。

 八、電視電話會議

       電視電話會議是指用通信線路把兩地或多個地點的會議室連接起來，以電視方式召開會議的一種圖像通信方式。兩地間的電視電話會議，稱為點對點電視電話會議；多個地點間的電視電話會議，稱為多點電視電話會議。電視電話會議的優(yōu)勢是能跨越空間，實時傳送與會者的形象、聲音以及會議資料、圖表和相關(guān)實物的圖像等，因而適宜于重大、緊急情況下，布置重要工作、宣布重大決定或傳達重要精神。
       電視電話會議節(jié)省了與會者會議時間和差旅費用，降低了會議成本，而且能與會者面對面共同商討事宜，與真實的會議無異。系統(tǒng)還可以同時提供文件傳真、圖片傳遞等一系列輔助服務(wù)項目，因而也被廣泛應(yīng)用與教學(xué)、辦公、商務(wù)談判等多個領(lǐng)域。
但是由于電視電話會議具有高速數(shù)據(jù)傳遞、時效性、高保真等高要求，因此對環(huán)境要求很高，一般都是專線傳輸，并配備足夠的設(shè)備，還要求有良好的通信服務(wù)提供商。而與會者通過電視、網(wǎng)絡(luò)等媒體進行交流、討論，也會影響會議的氣氛與效果。
       召開電視電話會議應(yīng)注意以下事項：
       1．成功召開電視電話會議的基本保障是及時、切實做好通知工作。會議時間一旦決定不易更改，任何一方的耽誤都會延長通信線路的占用時間，造成浪費。
       2．保密性電視電話會議要專門布線。文秘人員要督促此項工作，保證線路暢通，使通話無障礙。
       3．用電子音像設(shè)備記錄會議，會議結(jié)束后應(yīng)整理成書面記錄。記錄音像的載體，如錄音帶、錄像帶、光盤等也應(yīng)歸檔保存，以備日后查考。

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