在井岡山做好一場(chǎng)大型會(huì)議的會(huì)務(wù)任務(wù)重，要求高，難易度高，極其復(fù)雜。因此，選擇一家專業(yè)并且服務(wù)好的會(huì)務(wù)基地十分重要? 井岡山專業(yè)會(huì)務(wù)公司[蘭德文化]恰好從以下五個(gè)方面能滿足您的需求，是組織策劃專業(yè)會(huì)務(wù)的理想基地。

一、井岡山專業(yè)會(huì)務(wù)公司提前規(guī)劃，精心制定會(huì)議方案。

       會(huì)議方案是會(huì)議組織安排的總綱，制定會(huì)議方案應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。一是周密細(xì)致，程序規(guī)范。會(huì)議方案要牢牢圍繞大會(huì)整體工作目標(biāo)任務(wù)，明確會(huì)議日程和各議程之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系，合理安排會(huì)議日程，使各次會(huì)議順利聯(lián)系，避免死角和死角。方案一般應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議任務(wù)、議程、工作組設(shè)置及檔案起草工作、會(huì)務(wù)秘書工作、組織人事工作、宣傳報(bào)道工作、物流服務(wù)工作、安全保護(hù)工作等內(nèi)容。二是加強(qiáng)溝通，統(tǒng)一協(xié)調(diào)。另一方面，必須加強(qiáng)對(duì)上的交流請(qǐng)示。大型會(huì)議規(guī)格高、影響大、議題重要，中央機(jī)關(guān)舉辦的大型會(huì)議一般還邀請(qǐng)中央領(lǐng)導(dǎo)同志參加會(huì)議，具有重要的政治意義。為了使會(huì)議效果達(dá)到相關(guān)要求，在組織會(huì)議準(zhǔn)備過(guò)程中，必須加強(qiáng)與本部門領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的溝通。另一方面，必須加強(qiáng)橫向交流的聯(lián)系。大型會(huì)議的順利開(kāi)展，是會(huì)務(wù)組織部門與檔案立案、組織人事、宣傳報(bào)道、物流服務(wù)、安全保衛(wèi)等部門密切配合、相互配合的結(jié)果，因而在會(huì)議籌備期內(nèi)，務(wù)必加強(qiáng)與上述部門的橫向溝通交流工作中，合理調(diào)節(jié)工作進(jìn)度，加強(qiáng)配合，共同推動(dòng)籌備工作中全方位有序開(kāi)展。三是細(xì)化分工、倒置工序。分解任務(wù)，確定責(zé)任分工，明確各部門會(huì)議各階段、各環(huán)節(jié)的責(zé)任和分工，避免責(zé)任糾紛。采用倒置工序合理安排承擔(dān)的工作任務(wù)，進(jìn)一步細(xì)分方案的工作分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)，鞏固職場(chǎng)責(zé)任，使各部門根據(jù)倒置時(shí)間表認(rèn)真對(duì)照檢查，按時(shí)完成，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接。

二、井岡山優(yōu)質(zhì)的會(huì)務(wù)公司，把握細(xì)節(jié)，認(rèn)真做會(huì)前練習(xí)。

       一是逐一訓(xùn)練會(huì)議的細(xì)節(jié)。會(huì)前應(yīng)對(duì)每一次大會(huì)的每一項(xiàng)任務(wù)和分工開(kāi)展逐一推送，對(duì)可能出現(xiàn)的狀況和難題開(kāi)展提早研究解決方在此基礎(chǔ)上制訂詳細(xì)的分工明細(xì)表，讓大伙兒清晰自身的任務(wù)，了解別人的任務(wù)，確保工作中沒(méi)有漏洞，任務(wù)中沒(méi)有漏洞，人員沒(méi)有漏洞。二是在會(huì)場(chǎng)居住地實(shí)地訓(xùn)練。隨著會(huì)議期的臨近，會(huì)務(wù)組織者必須深入會(huì)場(chǎng)、居住地，根據(jù)大會(huì)日程的一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行會(huì)議細(xì)節(jié)的實(shí)地訓(xùn)練，按照一天前兩小時(shí)前一小時(shí)前的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行會(huì)議場(chǎng)所的配置。也就是說(shuō)，每個(gè)會(huì)場(chǎng)一天前配置完畢，每個(gè)活動(dòng)一天前配置完畢的會(huì)務(wù)人員2小時(shí)前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，一切準(zhǔn)備工作2小時(shí)前準(zhǔn)備好的全體會(huì)議時(shí)組織會(huì)議代表和參加者1小時(shí)前入場(chǎng)。三是接近會(huì)議前的重點(diǎn)環(huán)節(jié)訓(xùn)練。牽牛要牽牛鼻子，準(zhǔn)備大型會(huì)議也要善于抓住其中的重點(diǎn)關(guān)節(jié)，如果大會(huì)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)有缺陷，大會(huì)整體的效果會(huì)大幅度降低，甚至?xí)a(chǎn)生無(wú)法挽回的不良影響。處理重點(diǎn)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)會(huì)前訓(xùn)練，重視思想，重視精力，重視細(xì)節(jié)，確保萬(wàn)無(wú)一失。

三、井岡山成熟的會(huì)務(wù)公司，熱情周到，搞好會(huì)議期間的組織服務(wù)。

       會(huì)議期間的服務(wù)分為會(huì)場(chǎng)內(nèi)服務(wù)和會(huì)場(chǎng)外服務(wù)，涉及會(huì)議報(bào)到、住宿安排、醫(yī)療服務(wù)、車輛安排、材料分發(fā)、導(dǎo)入座位、會(huì)議記錄、錄音攝像等多個(gè)環(huán)節(jié)。只有熱情周到地做好服務(wù)工作，地連接場(chǎng)內(nèi)外各個(gè)環(huán)節(jié)。一是加強(qiáng)值班順利運(yùn)行機(jī)制。會(huì)議值班的作用是收集和發(fā)送有關(guān)會(huì)議的信息，協(xié)調(diào)處理會(huì)議期間的各項(xiàng)工作和突發(fā)事件，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)提出的事項(xiàng)等。在大型會(huì)議中，大會(huì)總值班室一般是各居住地會(huì)務(wù)服務(wù)的總協(xié)調(diào)部，各居住地會(huì)務(wù)值班室是當(dāng)?shù)匕l(fā)文、生活、安全、聯(lián)系會(huì)議代表的聯(lián)系機(jī)構(gòu)，通過(guò)建立會(huì)議值班制度，大會(huì)準(zhǔn)備機(jī)構(gòu)、居住地會(huì)務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)、會(huì)議代表之間的聯(lián)系二是緊盯細(xì)節(jié)把握全場(chǎng)節(jié)奏。會(huì)議期間，會(huì)務(wù)人員應(yīng)緊張弦，注視各種細(xì)節(jié)。例如，為了便于掌握會(huì)議室的音響、照明、室溫、通風(fēng)、通信屏蔽等情況，必須與音響師、播音員進(jìn)行對(duì)接，準(zhǔn)備會(huì)議主持語(yǔ)交給音響師和播音員，在會(huì)議開(kāi)始前將會(huì)議室的音響、照明、室溫、通風(fēng)、通信屏蔽等情況，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整

四、井岡山服務(wù)好的會(huì)務(wù)公司，改善會(huì)風(fēng)，勤儉節(jié)約。

       組織籌備D政機(jī)關(guān)類大型會(huì)議，要嚴(yán)格貫徹落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定精神，采取切實(shí)有效措施改善會(huì)風(fēng)。一是簡(jiǎn)化會(huì)場(chǎng)布局，節(jié)約會(huì)議用品。大會(huì)會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)要簡(jiǎn)化綠植花草的配置，報(bào)告席、發(fā)言席不放花，不歡迎標(biāo)語(yǔ)，不設(shè)置大型顯示的住宅會(huì)場(chǎng)不放花草綠植，不鋪地毯，不掛會(huì)標(biāo)，不做背景板。加強(qiáng)會(huì)議用品的管理和回收利用，提高會(huì)議用品的使用率，減少一次性用品，必要時(shí)提供筆、書、紙，切實(shí)降低會(huì)議成本。二是簡(jiǎn)化接待，嚴(yán)格控制會(huì)外活動(dòng)。不在機(jī)場(chǎng)、車站、居住地舉行迎接會(huì)議代表儀式，不貼懸掛標(biāo)語(yǔ)橫幅，不鋪地毯，不獻(xiàn)花的會(huì)議代表入住的房間不放花。不組織參觀景點(diǎn)，不舉行聯(lián)歡派對(duì)。三是加強(qiáng)乘車管理，嚴(yán)格飲食標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)議代表分散在多個(gè)居住地需要租賃車輛的，嚴(yán)格控制會(huì)議租賃車輛的數(shù)量，乘車出席會(huì)議的一般集體公共汽車。會(huì)議一律安排自助餐，根據(jù)質(zhì)量保證、安全衛(wèi)生、不浪費(fèi)的原則，不安排高級(jí)菜肴、不喝酒、不安排、不組織宴會(huì)活動(dòng)。

五、井岡山高品質(zhì)會(huì)務(wù)基地，善始善終，合理安排會(huì)后工作。

       一次成功的會(huì)議，不僅要有充分的會(huì)前準(zhǔn)備、周到的會(huì)議服務(wù)，還要做好始終、計(jì)劃、合理安排會(huì)議后的工作。一是統(tǒng)一會(huì)議后的服務(wù)。重視統(tǒng)一聯(lián)系，事先制定大會(huì)閉幕后系列后續(xù)會(huì)議和活動(dòng)的組織實(shí)施方案，做好組織協(xié)調(diào)工作。二是全面開(kāi)會(huì)后總結(jié)。及時(shí)總結(jié)會(huì)議工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，修改和完善現(xiàn)有會(huì)議工作流程、工作規(guī)則等，更好地適應(yīng)新時(shí)期會(huì)議工作的需要。要注意收集會(huì)議代表對(duì)會(huì)工作的意見(jiàn)和建議，認(rèn)真采用其合理部分，促進(jìn)會(huì)議能力的提高。三是及時(shí)整理會(huì)議資料。要牢固確立文件意識(shí)，在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后安排專家收集會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議體會(huì)、發(fā)言資料、會(huì)議記錄、音像資料等會(huì)議資料，按類別整理成資料，為今后會(huì)議提供工作參考。
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