02外部人員
       因?yàn)橛行┌l(fā)布會(huì)(2/5)所需的專(zhuān)業(yè)的設(shè)備器材，價(jià)格高昂且復(fù)用率不高，很多公司都沒(méi)有，這時(shí)候就需要搬“救兵”了。

主持人
       若能請(qǐng)到專(zhuān)業(yè)的主持，會(huì)讓活動(dòng)增色不少，他們能充分發(fā)揮主持和組織的作用，活躍氣氛，引導(dǎo)記者和觀眾踴躍提問(wèn)，并且善于巧妙地將話題引向主題，當(dāng)回憶出現(xiàn)緊張氣氛時(shí)，能及時(shí)緩和調(diào)節(jié)。

嘉賓
       分享嘉賓,結(jié)合行業(yè)屬性，邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)優(yōu)秀的大咖前來(lái)分享，一定會(huì)成為活動(dòng)的亮點(diǎn)。但需在前期了解清楚嘉賓的相關(guān)資料，包括特殊衣食住行的需求，這樣能給人感覺(jué)得到主辦方的充分重視，提升好感。

媒體嘉賓
       分為付費(fèi)媒體和自有媒體，能把活動(dòng)擴(kuò)散出去，讓更多人知道，增加影響力和行業(yè)知名度。付費(fèi)媒體一般是根據(jù)活動(dòng)調(diào)性和傳播階段，通過(guò)付費(fèi)或資源互換等形式，主動(dòng)邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)垂直媒體或大眾媒體前來(lái)，可將流量引流到自己的自有渠道上。與之對(duì)應(yīng)的就是自家媒體啦，做好官宣也非常重要哦，因?yàn)橹挥心銈冏约翰胖阑顒?dòng)宣傳中想要突出的內(nèi)容和優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)所在，也能引導(dǎo)外部媒體的走向。無(wú)論哪種媒體，都需要前期溝通清楚本次活動(dòng)的 宣傳重點(diǎn) ，也可向付費(fèi)體提供產(chǎn)品體驗(yàn)和重要嘉賓的專(zhuān)訪機(jī)會(huì)。但別忘了提前介紹采訪嘉賓的背景資料，以及過(guò)審采訪題問(wèn)題（主辦方和分享嘉賓雙方）， 采訪時(shí)間 建議在上午10-12點(diǎn)或下午15-17點(diǎn)。

場(chǎng)地搭建
       有一些酒店本身自帶舞臺(tái)和顯示屏或投影布，如果會(huì)場(chǎng)要求不高的話，可以用酒店本身的這些設(shè)備。若要求較高則可找專(zhuān)業(yè)場(chǎng)地搭建方，包括舞臺(tái)搭建，背景板布置，展板、水牌擺放，體驗(yàn)區(qū)設(shè)置等。

控臺(tái)組
       加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)視覺(jué)效果，進(jìn)一步烘托氛圍的視頻音頻和燈光，都需要有專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人跟進(jìn)和管理，以便第一時(shí)間跟進(jìn)。

攝影攝像
       需要提前溝通好 機(jī)位設(shè)置 ，以及 拍攝重點(diǎn)，確保拍攝的內(nèi)容符合宣傳要求，且能及時(shí)拿到照片進(jìn)行直播宣傳。

速記員
       速記員也是不可或缺的，可視情況請(qǐng)駐場(chǎng)的或直接錄音后遠(yuǎn)程整理稿件。有了速記稿就能第一時(shí)間給到各大媒體，整理出相關(guān)報(bào)道，抓緊黃金宣傳時(shí)間。最后還有化妝師、禮儀組和志愿者等共同協(xié)助發(fā)布會(huì)(2/5)順利開(kāi)展，全方位向用戶傳達(dá)我們的專(zhuān)業(yè)。

物料清單—Put

       到了最繁瑣，最易出錯(cuò)的物料環(huán)節(jié)，我們需要將活動(dòng)中所有對(duì)外視覺(jué)宣傳要用到的東西進(jìn)行匯總，便于前期準(zhǔn)備，及時(shí)發(fā)現(xiàn)遺漏的地方。這也和預(yù)算管理有著直接的關(guān)系，要根據(jù)預(yù)算盡可能想周全，部分物料若能復(fù)用，也能減少下次活動(dòng)籌備時(shí)的成本。
針對(duì)不同類(lèi)型的發(fā)布會(huì)(2/5)，所需物料不會(huì)全都一樣，我們整理出基本適用于大部分發(fā)布會(huì)(2/5)的通用清單，分為 線上 和 線下兩部分。

線上物料
       主要用于活動(dòng)宣傳。包括介紹活動(dòng)用的宣傳海報(bào)、嘉賓海報(bào)（個(gè)人或金句）以及宣傳H5/視頻等，甚至包括媒體渠道的廣告位設(shè)置和各種新媒體（公眾號(hào)）宣傳所需的物料，以及活動(dòng)開(kāi)始前一周用來(lái)渲染氣氛的 倒計(jì)時(shí)海報(bào) 。還有就是電子邀請(qǐng)函，這類(lèi)物料主要用于邀請(qǐng)嘉賓，同時(shí)也帶有宣傳作用。所以設(shè)計(jì)上需要注意：
       1.被邀請(qǐng)人作為主體，應(yīng)放頁(yè)面中心位突出其榮耀，容易讓人產(chǎn)生轉(zhuǎn)發(fā)的欲望；
       2.提煉活動(dòng)的重要信息，以簡(jiǎn)約的形式放在醒目的位置，既方便被邀請(qǐng)人獲取相關(guān)信息，也方便其他感興趣的伙伴能聯(lián)系上主辦方。

線下物料
       就是需打印出來(lái)的物料。設(shè)計(jì)稿需注意轉(zhuǎn)曲和預(yù)留出血位，并注意制作周期，提前打樣對(duì)比確定后再走量。所有物料按區(qū)域分類(lèi)并打印好相應(yīng)的物料清單，交給相應(yīng)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一管理，便于前期清點(diǎn)布置和后期回收整理核對(duì)。

場(chǎng)地安排—Place
       合適的場(chǎng)地能給活動(dòng)帶來(lái)意想不到的驚喜，而其中有很多細(xì)節(jié)常被我們忽略，這會(huì)導(dǎo)致活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，從開(kāi)始搭建到活動(dòng)后期會(huì)造成一定的影響，甚至影響到活動(dòng)的進(jìn)行和參會(huì)人員的體驗(yàn)。

01場(chǎng)地選擇
       但可以承辦活動(dòng)的地方太多了，可以從以下幾個(gè)維度綜合考慮，找到適合自己活動(dòng)的場(chǎng)地。

交通
       盡量在市中心，且交通便利的地方，離地鐵站或公交站的距離，停車(chē)是否方便（酒店是否有停車(chē)位、停車(chē)位滿了后附近是否有其他可停車(chē)的位置）

檔次檔期
       根據(jù)發(fā)布會(huì)(2/5)類(lèi)型不同來(lái)選擇不同檔次的場(chǎng)地酒店，讓用戶踏足酒店的那刻就覺(jué)得值回票價(jià)，檔次偏高了沒(méi)預(yù)算，檔次偏低了用戶體驗(yàn)不好。

       所以需要根據(jù)預(yù)算和活動(dòng)類(lèi)型來(lái)選擇酒店；另外就是酒店的檔期，不同酒店在旺季和淡季收費(fèi)也有不同，需要根據(jù)檔期報(bào)價(jià)綜合考量。

容納人數(shù)
       根據(jù)活動(dòng)預(yù)期的參與人數(shù)與酒店方匹配場(chǎng)地大小是否合適，但也要注意會(huì)場(chǎng)中央不要有影響聽(tīng)眾視線的柱子或其它障礙物。這里和大家分享一個(gè)小米打造爆款發(fā)布會(huì)(2/5)的玩法，可借鑒一下，比如現(xiàn)場(chǎng)能裝100人，但只放80張凳子，后排就是站著，以此給人營(yíng)造出人滿為患的感覺(jué)。

壞境
       場(chǎng)地的外部環(huán)境也需要考量，若酒店附近都在修路或環(huán)境欠佳（老舊或有荒廢的工廠等），自然會(huì)讓人引起不適，也對(duì)主辦方的專(zhuān)業(yè)度心生疑惑。

設(shè)備
       若酒店自身就帶有所需的舞臺(tái)或屏幕等內(nèi)容，就方便前期的場(chǎng)地搭建工作，自然也性價(jià)比更高；

住宿
       一是看酒店的住宿條件，二是看連通場(chǎng)地一起定能否有優(yōu)惠。提前給分享嘉賓安排好住宿，方便當(dāng)天直接來(lái)會(huì)場(chǎng)；也協(xié)助外地來(lái)的觀眾找好住宿，免去后顧之憂。

預(yù)約時(shí)間
       一般需提前2個(gè)多月預(yù)約場(chǎng)地，部分熱門(mén)場(chǎng)地或許還需提前半年或以上。說(shuō)完條件了，那去哪找呢？除了自己挨個(gè)實(shí)地考察外，也可以在活動(dòng)平臺(tái)（會(huì)小二、Y空間等）上找，把你的具體訴求告訴他們，讓他們幫忙篩選出合適的場(chǎng)地。

02場(chǎng)地布置
       在這里，我將場(chǎng)地布置分為指引系統(tǒng)+會(huì)場(chǎng)布置。

指引系統(tǒng)
       幫助引導(dǎo)用戶從出發(fā)點(diǎn)最快速進(jìn)入到會(huì)場(chǎng)中，需要考慮到采用各種交通工具的引導(dǎo)路線。而從 最近 的地鐵站/公交站/停車(chē)場(chǎng)開(kāi)始，到酒店門(mén)口，需設(shè)置好 指引 ，比如穿著醒目的志愿者 協(xié)助引路 ，在每個(gè)轉(zhuǎn)角位都有醒目的水牌或易拉寶引導(dǎo)。進(jìn)酒店大門(mén)后，則需引導(dǎo)觀眾找到去會(huì)場(chǎng)最短的路，也需跟酒店大堂的工作人員溝通，讓他們協(xié)助引導(dǎo)，分散工作壓力。包括設(shè)置好酒店的電子廣告牌，電梯或轉(zhuǎn)角位置等都設(shè)有醒目的標(biāo)識(shí)。

       原文鏈接：http://www.vf9651.cn/meeting/plan/2020-09-28/16.html，文章未經(jīng)本站許可，禁止轉(zhuǎn)載!
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