會場布置
       分為展示區(qū)、舞臺和內(nèi)場的規(guī)劃，甚至包括晚宴的布置和座位設(shè)置。具體要看不同體量和不同類型的發(fā)布會(3/5)，讓活動策劃公司設(shè)計好，再進行場地搭建即可。屏幕的位置也視場地而定，根據(jù)現(xiàn)場效果以制定分屏方案，比如說16：9雙屏，左側(cè)播放PPT，右側(cè)呈現(xiàn)主畫面；或中間16：9，兩側(cè)演講者的返送畫面。

流程設(shè)置—Process

       對整場活動要做到心中有數(shù)，一共有多少個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)大概多長時間，什么時候休息，什么時候與用戶互動……這些都需要提前設(shè)置好，以便提前通知下一個環(huán)節(jié)的工作人員提前就位。燒腦的干貨內(nèi)容和輕松的娛樂環(huán)節(jié)相互交錯，隨時調(diào)動大家的注意力。當然也要想要其他應(yīng)急措施，比如說萬一嘉賓分享超時了怎么辦，該如何提醒?；顒又幸欢ㄒO(shè)置一個能讓用戶高潮的環(huán)節(jié)，并應(yīng)用峰終定律，在關(guān)鍵體驗環(huán)節(jié)上，創(chuàng)造出更多、更高的峰值體驗，以加深他們的印象，利于傳播。

宣傳報道—Publicize
       “酒香也怕巷深”，好的活動更需要一個合適的推手讓更多人知道，特別是在產(chǎn)品推廣的初期，需要有一個機會和媒介讓大家接觸并了解“ta”。而發(fā)布會(3/5)就是起這樣的作用，吸引到第一批種子用戶后才能逐步擴大影響力。所以宣傳報道也是很重要的環(huán)節(jié)，分為預(yù)熱期和舉辦期兩個階段。

預(yù)熱期
       簡單來說，就是吸引大家來參加活動，包括各種視覺層面的內(nèi)容，具體見下圖。還有對活動內(nèi)容的預(yù)告和透露，讓大家?guī)е闷鎭淼浆F(xiàn)場；若大家對分享嘉賓不熟悉的，也可以在宣傳時適當分享一些嘉賓的干貨實力，也能吸引大家前來。若經(jīng)濟實力允許的話，能找到大V幫忙轉(zhuǎn)發(fā)宣傳，或者在目標人群較常出現(xiàn)的地方，地鐵或電梯等地方適當張貼廣告也能刷存在感，進一步促進轉(zhuǎn)化。

2舉辦期
       活動舉辦中的宣傳可進一步擴大影響，讓參與者自發(fā)幫你宣傳，告訴身邊的朋友這個活（公）動（司）有多棒（專業(yè)）。但這一塊的宣傳容易被忽略，因為大家可能都習慣性把重心都放在舞臺上，而忽略了一些細節(jié)的體驗?？梢酝ㄟ^打造“五感”體驗，以增強品牌認同感。
五感包括形、聲、聞、味、觸，也即人的五種感覺器官：視覺、聽覺、嗅覺、味覺、觸覺。對應(yīng)到活動中，則是處處出現(xiàn)品牌，增強記憶。

視覺
       進入會場后，肉眼所見處均保持統(tǒng)一的風格和配色，所有對外的物料，最好把標簽撕掉，并貼上公司的logo保持風格統(tǒng)一。甚至包括不同分享者所用到的PPT，都需要保持一致的風格。
像在小米的發(fā)布會(3/5)，把 PPT做好是無比重要的事之一。發(fā)布會(3/5)的核心是產(chǎn)品，當然它的 表現(xiàn)形式 是PPT 。一方面是獲得現(xiàn)場觀眾的認可；一方面是吸引場外人的關(guān)注，因為不少觀眾會拍照發(fā)朋友圈，所以也要考慮拍照的效果?，F(xiàn)場照片或直播的傳播，也能照顧到場外的伙伴，能第一時間感受到發(fā)布會(3/5)的氣氛。像大咖站臺（不一定是分享嘉賓）的照片，本身就能帶來流量，增強權(quán)威性。

聽覺
       包括主持人和分享嘉賓的聲調(diào)語氣，現(xiàn)場播放的音效音樂等。比如活動開場前，配合燈光變暗并加上溫柔地語音提醒大家把手機調(diào)為靜音，并將除舞臺外的聲音提前調(diào)小。
在活動中場休息快結(jié)束時，主持人催場可加上公司（品牌）名，比如說“演示大師（公司名）提醒你，5分鐘后將繼續(xù)精彩的分享，請調(diào)整狀態(tài)，入座等候。”

觸覺
       包括場地的實體物料，禮物，公司畫冊等宣傳資料。若有新品發(fā)布會(3/5)，設(shè)置產(chǎn)品體驗區(qū)則能增強用戶的觸覺體驗。

味覺
       包括茶歇、晚宴等，抓住用戶的胃，有助于抓住ta的心。若是服務(wù)行業(yè)，這方面的體驗?zāi)芙o用戶留下不錯的印象。也可在茶歇時間可觀眾交流互動，看是否達到預(yù)期。

嗅覺
       這屬于錦上添花的內(nèi)容，配合上讓人感覺舒適的香氣，能讓用戶進入會場后放下戒備。再配合不同主題增添氣味的體驗，讓觀眾的體驗更加立體，仿佛置身其中。另外我們需要在過程中刻意去引導(dǎo)大家轉(zhuǎn)發(fā)，比如說轉(zhuǎn)發(fā)朋友圈領(lǐng)行業(yè)干貨，抽獎領(lǐng)分享嘉賓的簽名書等。前提是禮物是大家想要的，而且轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容不要太強廣告性易引起反感。

預(yù)算花銷—Price
       成本控制 是策劃過程中的重頭，它決定著整個活動能怎么辦。你的目標是創(chuàng)造一個令人難忘的活動，并使開支不超過預(yù)算。所以需要確保采取所有可能的措施，來達到這個目標，而不要等到活動結(jié)束時才發(fā)現(xiàn)已遠遠超出了預(yù)算。這就需要把活動中所有涉及費用的模塊，事無巨細地羅列出來。并且根據(jù)項目的添加和刪除情況，不斷地更新你的預(yù)算。我們整理出常規(guī)的花銷內(nèi)容（見下圖），可以在此基礎(chǔ)上根據(jù)具體的活動內(nèi)容再進行調(diào)整。其中的每一個條目都要記錄下報價和付款憑證，留下來發(fā)票，方便之后核算和報銷。

01現(xiàn)場安排
       轉(zhuǎn)眼就到了發(fā)布會(3/5)的活動現(xiàn)場了，各項準備工作就位后，需要對現(xiàn)場有整體把控，讓各個部門的工作能有條不紊地進行。具體可參考下圖的執(zhí)行流程表，后臺回復(fù)“ 發(fā)布會(3/5) ”可領(lǐng)取表格源文件。

彩排走位
       活動開始前的彩排也是很有必要的，也就是“ 預(yù)演 ”，能及時發(fā)現(xiàn)隱藏的問題并迅速解決，讓活動流程得到更好的優(yōu)化。時間：一般提前2-3天彩排，重點環(huán)節(jié)開始前半天或1天再彩排一次。重要的環(huán)節(jié)需要多次彩排，以確保萬無一失。彩排的內(nèi)容包括 設(shè)備 和 流程 兩塊。

設(shè)備
       檢查各項設(shè)備的節(jié)口的銜接、燈光布景、視頻和音頻設(shè)備，屏幕情況，PPT的播放是否正常（有無明顯色差、屏幕適應(yīng)情況等），直播信號，攝影機位是否合適等的設(shè)備情況，以及各個工作組配合協(xié)調(diào)情況。

流程
       所有工作人員（臺前和幕后）及分享嘉賓進行彩排走臺，以便大家熟悉位置、適應(yīng)環(huán)境。根據(jù)現(xiàn)場和攝影機的效果確定好舞臺上的 站位 ，提前貼好膠布，讓主持人和嘉賓一步到位，避免出現(xiàn)偏離舞臺中心的情況。還需與支持人商量和彩排應(yīng)急情況出現(xiàn)時的處理方式，讓彼此心中有數(shù)，以防萬一。

路線管理
       不管是何種身份前來會場，他們的體驗都很重要的。所以需要以對應(yīng)角色視角親身體會，并將其中不合理的地方進行優(yōu)化和調(diào)整，以下三條路線規(guī)劃以供參考。

座位安排
       座位的安排雖看似只是活動里的細節(jié)，卻是反映著組織者用心程度的加分項。包括現(xiàn)場座位圖和晚宴座位圖，方便大家進入會場后最快速度入座，不需工作人員多次解釋。合適的座位能讓每位參與者都能感受到尊重和重視，也能給予嘉賓足夠的尊敬。

       原文鏈接：http://www.vf9651.cn/meeting/plan/2020-09-28/16.html，文章未經(jīng)本站許可，禁止轉(zhuǎn)載!
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